This contract details the terms and conditions that are legally binding and apply to the services provided by Galavanta Travel S.A.S., referred in this document as “Us”, “We” or “Galavanta”. Galavanta is a Colombian company identified with NIT 900.963.038-6 and RNT 45501. By making a booking with Galavanta you are deemed to have agreed to these terms and conditions.

 

  1. RESERVATIONS

(a) We strive to provide a personalized holiday that will suit your requirements. Inquiry’s may be made through a third-party travel agent or by contacting Galavanta at info@galavanta.com or at +1 (855) 766-9912. Thereafter, Galavanta will design a personalized itinerary (hereinafter “Itinerary”) and provide you with a price.

(b) Once you have confirmed the Itinerary, we will receive your Booking Confirmation and your deposit in full, point in time in which a contract will come into existence between the parties.

(c) When you make a reservation, you are confirming that you are at least 18 years of age, that you understand our booking conditions, that you have the authority to bind all members of your party to these terms and conditions of booking, and that you take responsibility as the lead name on the booking to make payment.

(e) If you arrange your holiday directly with Galavanta, all correspondence and other communications will be sent to the address in the Booking Confirmation, unless specified otherwise.

(f) Airlines and ground transportation services require detailed information of all passengers travelling. We will therefore ask you at the time of booking a legible copy of the passport data page of each one of the members of your party.

(g) Special Requests, such food specifications, room location preference, twin or double bedded room, a particular facility or flight seat, which are an important factor in the choice of holiday, should be indicated in writing in the Booking Confirmation. Galavanta will try to arrange for Special Requests to be met, but cannot guarantee that they will be. Galavanta will not be liable if any Special Request is not met.

(h) If your booking is made through a third travel agent, Galavanta will address all communications to that travel agent, who will act as agent for you in regard to all communications from Galavanta to you. All monies paid by you to a travel agency other than Galavanta under this contract will be held by the travel agent until forwarded to Galavanta.

 

  1. PRICE, DEPOSITS & PAYMENTS

(a) To make a reservation you must make a deposit of 50% of total amount to confirm services and reservation of the Itinerary. If for any reason, We do not accept your booking, your deposit will be returned.

(b) The balance of your reservation is due 30 days before the service. If it is not paid in time, We reserve the right to cancel your travel arrangements and retain your deposit. In the event of a booking made within 30 days of the beginning of your trip, We require full payment in order to confirm services.

(c) All itinerary costs are based upon the specified services in your Itinerary and Invoice. Galavanta is under no obligation to give a breakdown of the costs involved in an Itinerary.

(d) Prices published are based on two people sharing a double occupancy room. We reserve the right to alter the prices of any trips advertised/shown on our website or set out in our written proposal to you at any time before you make a booking. You will be advised of the current price before your booking is confirmed.

(e) Meals are included as stated in the itinerary documents and Invoice. Hotel taxes and service charges are included in itinerary costs. International departure or airport taxes cannot be pre-paid and are not included in the itinerary cost.

(f) All prices quoted are in USD or COP (Colombian Pesos). Any price given in another currency was converted based on the currency exchange rates of the Central Bank of Colombia of the day of the quote.

(g) Payments may be made by bank transfer or credit card (American Express, Visa, MasterCard) in the currency of invoice. In all cases, a booking will not be confirmed until we are in receipt of cleared funds.

(h) Please note that all payments made by credit card will be processed in COP. If you are a customer whose payment card is not denominated in COP, we will provide you with an estimated price in USD or in your currency in accordance with the applicable exchange rate on the day of the quote. The payment value will be converted from your currency to COP based on the exchange rate of the day of payment.

(i) We are not responsible for any charges, commissions or fees that your bank might charge you for payment processed in COP.

 

  1. INFORMATION

(a) Accuracy of information. Galavanta checks the information that We provide about the Itineraries very carefully. However, flights, hotel or activities may change as a result of local hotel/airline conditions. Circumstances such as these, or weather conditions, may cause some of the activities/amenities we have described to be unavailable or different from those advertised. Whenever Galavanta knows of any significant or long term changes we will always endeavour to advise you prior to your departure.

(b) Whilst we make every effort to ensure that the information on our website is accurate and not misleading, it may have been published many months before your trip takes place and may be subject to change. We reserve the right to make changes to the website and any information it contains at any time.

 

  1. AMENDMENTS & CANCELLATIONS

(a) All requests for amendments or cancellations to your Itinerary must be made in writing, signed by the person who made the initial payment, and emailed to info@galavanta.com or mailed to Galavanta Travel S.A.S., Calle Segunda de Badillo 36 – 149 piso 2, Barrio San Siego, Cartagena de Indias, Colombia. Such requests are effective on the next day they are received by Galavanta.

(b) If you wish to change your Itinerary after our booking confirmation has been issued Galavanta will do itsr best to assist you in amending your arrangements after booking, but cannot guarantee that this will be possible. If it is possible to make the amendment, it will be subject to a charge of $150.00 USD per person, in addition to all communication and operational charges or other expenses incurred by Galavanta as a result of the change. These charges will be payable whether or not Galavanta succeeds in confirming your requested amendment. If you are unavoidably prevented from taking your holiday, by reason of force majeur, for example, illness, jury service, redundancy, unavoidable work commitments or the death or serious illness of a close family member, it may be possible to transfer your booking to another person. The booking transfer will be subject to our approval provided that:

(i) if you request a transfer in writing, you must allow reasonable time for the changes to be communicated to, and accepted by, the supplier.

(ii) your request must be accompanied by documentary proof of the reason for the transfer and the full detail of the person who will replace you. Any balance due for the booking and the appropriate administration fee shall be paid (see below).

(iii) your replacement shall agree to be bound by these booking conditions.

(iv) you or your replacement shall pay the administration fee of $150.00 USD per person. You, as transferor of the holiday, and the transferee shall be jointly and severally liable for payment of the balance due, together with all additional charges of whatever sort imposed by the suppliers providing the component parts of your holiday charges.

(v) airlines normally regard name changes as a cancellation and rebooking, and any alteration may incur a 100% cancellation charge in respect of the airfare. In that case, the normal cancellation charges as detailed in clause 2(c) below will apply dependent upon the conditions imposed by our suppliers.

(c) Since Galavanta incurs in costs in cancelling your travel arrangements, the following cancellation charges will be payable, depending upon the number of days prior to the first day of the scheduled itinerary Galavanta receives your written notice of cancellation:

–      If cancelled 31 days or more in advance, a refund of 80% of the amount deposited by the Client as of the date of the cancellation;

–      if cancelled within 30 days, a refund of 50% of the amount due (even if not yet paid) by the Client as of the date of the cancellation;

–      if cancelled within 15 days, no refund of the amount paid by the Client as of the date of the cancellation will be possible and any remaining balance, not yet paid by the Client, will remain due by the Client.

Penalties and fees imposed by our suppliers will be deducted from the above refunds. Please note that at certain times of year and high seasons, stricter cancellation conditions may apply.

No refunds will be made after the Itinerary has begun. In addition, no refunds will be made for early termination or voluntary absence from the Itinerary or for any other unused services. Please note that if the reason for your cancellation is covered under the terms of your insurance policy, you may be able to reclaim some or all of the cancellation charges. Please speak to your insurance provider, Galavanta will not contact your insurance policy provider.

(d) Re-booking following a cancellation. Should you wish to cancel a holiday and re-book an alternative trip, this will be subject to the cancellation terms within these booking conditions. Galavanta may use their absolute discretion transfer some or all of any monies already paid by you to the alternative booking. If the alternative booking requires a greater deposit than has already been paid then the balance between what is required as a deposit and any deposits already paid becomes due.

(e) Amendments by Galavanta. Great care is taken to ensure that the description and prices given in our brochures and on our website are accurate at the time of publication. However, changes can occur, and Galavanta reserves the right to change any of the details in the webpage, including prices, in which case Galavanta will advise you of any such change before accepting your booking. After the itinerary has been paid in full and a Confirmation Invoice has been issued, Galavanta makes every effort to operate the itinerary as advertised. We plan arrangements a long time in advance of your holiday using independent suppliers such as airlines, hotels, local transport operators and guides, over whom we have no direct control. In very rare circumstances, Galavanta may have to modify a holiday before you depart. Most of these changes are minor. However, if we consider them a material change we will notify you or your travel agent as soon as reasonably possibly. A material change includes a change of flight time by more than 12 hours, a change of destination or a change to a lower standard accommodation, and/or price. In the case of a material change before your departure, you have the choice of (i) accepting the amended arrangements; (ii) arranging an alternative trip of comparable standard if available with us; or (iii) cancelling your trip and receiving a full refund of all monies paid. If you choose an alternative trip, which is more expensive you must pay the difference, but if it is cheaper, Galavanta will make the appropriate refund. If you cancel following a material change made for any reason other than force majeure, you will receive a refund less handling fees of $500.00 USD per booking. In the case of force majeure, no compensation is payable and any costs resulting thereof shall be the responsibility of the itinerary guests. If we are unable to provide a significant proportion of your trip whilst you are traveling with us, suitable alternative arrangements will be made for you at no extra cost for the continuation of your trip. If it is impossible to make such alternative arrangements or these are not accepted by you for good reasons, we will give you the option to return to your point of departure or to another place which you have agreed (subject to flight/transport availability) and will, where appropriate, compensate you. This does not apply to minor changes in your accommodation, itinerary or transportation arrangements, and force majeur.

(f) Cancellation by Galavanta. While we hope we will never have to cancel your trip, this is very occasionally necessary and we reserve the right to do so. We will do our best to offer alternative arrangements of a comparable or better standard, except for reasons of force majeure or in the event that we needed a minimum number of bookings to operate the trip and we received less than the minimum number of bookings. If you fail to pay the balance of the holiday price 30 days before departure, Galavanta will treat your booking as cancelled and levy the cancellation charges set out in clause 4(c).

  1. g) Request for refund. Any requests for refunds must be submitted in writing within 30 days of termination of the itinerary. No refund requests will be honored after that date. Please allow eight weeks for administration of refunds. In some cases, penalties in addition to those described above may apply.

(h) Force Majeure. Force majeure means unusual and unforeseeable circumstances beyond Galavanta’s control or the control of our suppliers, the consequence of which neither Galavanta nor its suppliers could avoid even with all due care, including, but not limited to, war, threat of war, riot, civil strife, terrorist activity (actual or threatened), industrial dispute, unavoidable technical problems with transport, machinery or equipment, power failure, changes imposed by rescheduling or cancellation of flights by an airline, closure of airports, changes of schedules or operational decisions of transport providers, natural or nuclear disaster, acts of god, fire, flood, drought, adverse weather conditions, epidemics or outbreaks of illness, and level of water in rivers.

 

  1. RESPONSIBILITIES OF GALAVANTA

(a) Galavanta applies all reasonable checks to ensure that those involved in the preparation and provision of your holiday maintain the appropriate standards. However, standards of hygiene, accommodation and transport in Colombia are often lower than comparable standards in United States, Canada, Europe, and other parts of the world. We will at all times endeavour to appoint reputable suppliers. In the event of any complaint, the contract will be regarded as having been performed if local standards relating to those services have been satisfied.

(b) The descriptions, information and opinions given in our brochures or on the website by Galavanta in respect of the airlines, hotels and other suppliers whose services are used are given in good faith, based on the latest information available at the time of printing.

Galavanta’s liability, except in cases involving death, illness or injury, or cases subject to international conventions, will be limited to a maximum of the price of your Itinerary (not including modification charges) and we will not have any responsibility for any loss of business or profits of any kind, or consequential or indirect damages.

(c) Galavanta, its employees, officers, shareholders, directors, successors, assigns, and suppliers of services pursuant to or in connection with these itineraries do not assume any liability whatsoever for any cost, injury, damage, death, loss, accident or delay to person or property resulting directly or indirectly from (i) an act of default or omission of any person, provider, operator or entity providing any of the goods and services included in the itinerary, (ii) pilferage, labor disputes, mechanical breakdown, quarantine, regulations or acts of government or cuasi government entities or officials, weather, strikes, accidents, fire, flood, political unrest, war, terrorism, epidemic, animals, criminal activities, force majeure, or other causes beyond our control. You hereby waive any claim against Galavanta for any such cost, damage, loss, inconvenience, death or injury.

(d) You agree that in reserving, purchasing or otherwise arranging your air travel, Galavanta is acting solely as your agent and that your airline ticket constitutes a contract between you and the airline. We are not responsible and assumes no liability for any claims in connection with, without limitation, seat assignments, overbooking, union unrest, flight schedule changes, delays, cancellations, claims for refunds or reimbursements, or insolvency or bankruptcy of the airline.

(e) If, as a result of circumstances beyond our control, we are obliged to change or end your holiday after departure, but before the end of your holiday, we will not pay compensation or reimburse you for expenses incurred. We strongly recommend you have adequate travel insurance for your holiday and should claim via your insurance company for any loss or damage to luggage and/or personal possessions.

(f) The right is reserved to substitute hotels in similar category or best available should the listed hotels be unavailable for any reason. The Operator reserves the right to cancel an itinerary prior to departure at which time the entire payment will be refunded without further obligation on the part of the Operator.

(g) Travelers should be aware that State Department Travel Advisories exist. In the event of an emergency, consular services may not be available in all areas. Although Galavanta will do everything possible to ensure the safety of our clients, travel is strictly at the risk of the passenger and Galavanta accepts no responsibility or liability for passenger safety.

(h) Visitors to remote areas should be prepared for unexpected changes in the itinerary, and should arrive with a flexible attitude toward their visit and the understanding that it is impossible to control, foresee, or guarantee all aspects of the itinerary. In the event of non-provision, abridgment, modification, or substitution of services, beyond the control of and through no fault of Galavanta, refund is limited to the amount returned by the overseas suppliers, less administrative costs.

 

  1. YOUR RESPONSIBILITIES

(a) It is important that you check the details on your Confirmation Invoice when you receive it. In the event of any discrepancy, you should contact Galavanta or your travel agent immediately.

(b) Medical. You should contact your medical advisor or a specialist vaccination center for details of the measures you will need to take prior to departure. Clients are held to be in sufficient good health to undertake travels to Colombia.

(c) Insurance. It is strongly recommended that you and all members of your party have comprehensive travel insurance coverage and that it is adequate for your needs. Your insurance policy should provide coverage for (i) emergency evacuation insurance, (ii) medical insurance, and (iii) trip cancellation/curtailment insurance. Note that special insurance may be required if you intend to scuba dive or undertake any other dangerous or sports activities. Please keep your insurance details with you whilst on holiday. We will not be responsible for any costs incurred by you or any member of your party before, during or after your trip as a consequence of inappropriate or insufficient travel insurance being purchased.

(d) Passports. All itinerary guests must be in possession of a passport valid for six months from their date of arrival in to any foreign country. It is the sole responsibility of the itinerary guest to secure a valid passport with sufficient blank pages for immigration and visa stamps. General information concerning passport, visa and health requirements is set out in our literature. However, such requirements are subject to change and you must check current requirements before departure. All children should travel on full passports. Ultimately, it is your responsibility to ensure that you and your party will be able to obtain, and will be in possession of, all necessary travel documents/visas in advance of travel.

(e) Baggage. All baggage is at owner’s own risk. Please check directly with the airline for their specific baggage allowance. Generally, one normal sized suitcase will be handled at no charge on international flights, plus one carry-on, at a baggage allowance of 23 kg (50 lb). Baggage limitations for charter flights or domestic sectors may be less than on international flights. Generally, one or two normal sized suitcases will be handled at no charge with a maximum combined weight of 23 kg (50 lbs) in Economy Class and 32 kg (​70 lbs) in Business Class. All money, valuables and travel documents should be packed in a carry-on bag for which you are responsible at all times. Galavanta is not responsible for baggage. Insurance is strongly recommended.

(f) Disabilities. If you or any member of your party have any disabilities or other medical condition, it is extremely important that you notify us as soon as possible so that we can make the necessary arrangements. In order to assist you, we must be provided prior to booking with full written details regarding your medical condition and any special requirements that result from this.

(g) Rental of Property. You are responsible for the costs of any damage to equipment, property, accommodation and/or any extra charges to Galavanta or our suppliers, incurred by you or any member of your party during your holiday. Should you fail to make such payment at the time the charges and/or costs are incurred, you will be liable to reimburse us for these and you authorize Galavanta to automatically charge your credit card to the market value deemed reasonable by us or the value instructed by the supplier for any such costs and/or charges.

 

  1. COMPLAINTS

(a) If you are unhappy with any of Galavanta’s arrangements while you are on holiday, you must address your complaint immediately to Galavanta’s local representative (or, if none, to Galavanta, to info@galavanta.com). We will do our best to rectify the situation.

(b) If the problem cannot be resolved immediately and you wish to complain, full details must be sent to Galavanta in writing within 30 days of the inconformity. We will do our best to investigate the event and reply to you within 28 days of receipt of your communication.

Any claim under the itinerary services must follow the steps described above.

 

  1. EXCURSIONS AND ACTIVITIES

(a) Where excursions and/or activities are booked and paid for in advance as part of the price of the trip and detailed in your itinerary, these will form part of the contract with Galavanta. We undertake to use reasonable skill and care in selecting suppliers who provide excursions and activities as part of your contract.

(b) Any excursions and/or activities that you decide to purchase at any time from a local supplier or third party will not form part of your contract with Galavanta. Your contract for such excursions/activities will be made with the relevant supplier or third party and on that party’s terms and conditions and we have no liability whatsoever for the performance of that excursion, activity or service.

 

  1. EVENT TICKETS

Cancellation or curtailment of a major event or sporting fixture is an unusual occurrence and is not the responsibility of Galavanta. Galavanta does not accept responsibility for the cancellations or change of venue of the events. Every effort will be made to offer alternative arrangements and in the unlikely event of cancellation any refund obtained will be passed on to you.

 

  1. DATA PROTECTION

You freely, expressly and unequivocally give your consent and agree to the Personal Data Protection Policy found at www.galavanta.com pursuant to Law 1581 of 2012, partially regulated by Decree 1377 of 2013, to carry out activities of Treatment of your personal data, which implies the collection, storage, use, circulation and / or deletion, for the fulfillment of the purposes of the Policy of Treatment of personal data of Galavanta. You acknowledge that the purpose of processing the collected data is related to the development of Galavanta´s corporate purpose, specifically in order to process your reservation and ensure that your travel arrangements run smoothly and meet your expectations. You also authorize Galavanta to share your data with service providers for your trip and to use your data to perform security checks, to conduct satisfaction surveys, market research, statistical analyzes and to send you communications about news, information and / or offers. The data provided to Galavanta may be delivered to public authorities, such as customs and immigration, credit or security companies, debit and credit companies, and government and security agencies, if required by them or by law.

If you wish to obtain a copy of the personal information held about you, modify, correct, eliminate, alter or make a claim, please contact Galavanta Travel S.A.S. at info@galavanta.com. The maximum term to process the mentioned will be fifteen (15) working days from the day following the date of receipt thereof. If it is not possible to satisfy the claim within this term, the interested party will be notified of the reasons for the delay as well as of the date the claim will be processed, which in no case may exceed eight (8) working days following the expiry of the first term. By booking with Galavanta, you declare that you have read and understood the Personal Data Protection Policy, so you expressly and unequivocally authorize the processing of your personal data.

 

  1. GOVERNING LAW

This contract and any matters arising from it are governed by the laws of Colombia and are subject to the jurisdiction of Colombia.

 

  1. ITEMS NOT INCLUDED IN ITINERARIES
  • Air transportation to/from Colombia
  • Passport or Visa costs
  • Travel insurance
  • Overseas Departure Taxes – Where these are levied and payable locally by the client.
  • Excess baggage charges
  • Activities indicated as optional in the itinerary – Except when specified.
  • Meals – Except when specified
  • Personal Expenditure – On such items as drinks, laundry, room service, telephone calls etc., and any related tax and service charge.
  • Tips – Discretionary gratuities to Hosts, drivers, guides, hotel or boat staff, etc.
  • Government Levies or Taxes
  • Any items not specifically listed as included in the itinerary and Confirmation Invoice are not included.

 

PAYMENT OF A RESERVATION SHALL CONSTITUTE CONSENT TO ALL PROVISIONS AS PUBLISHED HEREIN. I UNDERSTAND THAT THE PENALTIES, TERMS AND CONDITIONS AS DESCRIBED ABOVE APPLY TO ALL PAYMENTS THAT I MAKE TO GALAVANTA TRAVEL S.A.S.

El presente contrato detalla los términos y condiciones que son de obligatorio cumplimiento y aplican para los servicios prestados por Galavanta Travel S.A.S., referida en este documento como “Nosotros”, o “Galavanta”. Galavanta es una empresa colombiana identificada con NIT 900.963.038-6 y RNT 45501. Al efectuar una reserva con Galavanta se determina que usted está de acuerdo con estos términos y condiciones.

 

  1. RESERVAS

(a) En Galavanta nos esforzamos en suministrar unas vacaciones personalizadas que cumplan con sus requerimientos. Cualquier pregunta se puede hacer a través de una agencia de viajes, o contactando a Galavanta vía correo electrónico a info@galavanta.com, o telefónico al numero +1 (855) 766-9912. Posteriormente, Galavanta diseñara una propuesta con un itinerario personalizado y le proporcionaremos un precio.

(b) Una vez nos haya aceptado la propuesta (en adelante el “Itinerario”), recibiremos su Confirmación de Reserva con un depósito en pleno, momento en el que comenzará la relación contractual entre las partes.

(c) Cuando usted hace una reserva, nos está confirmando que tiene por lo menos 18 años de edad, que entiende nuestras condiciones de reserva, que tiene la autoridad de hacer cumplir a todos los miembros de su grupo estos términos y condiciones de reserva, y que usted asume la responsabilidad como el nombre líder en la reserva para hacer el pago.

(d) Si usted confirma sus vacaciones directamente con Galavanta, toda la correspondencia y demás comunicaciones serán enviadas a la dirección de notificación suministrada en la Confirmación de Reserva a no ser que usted especifique lo contrario.

(e) Aerolíneas y servicios de transporte terrestres requieren información detallada de todos los pasajeros que viajan. Por lo tanto, solicitaremos al momento de confirmar su reserva una copia legible de la pagina de datos personales del pasaporte de cada miembro de su grupo.

(f) Requerimientos Especiales, como especificaciones alimenticias, alergias, preferencia de ubicación de la habitación, habitación con cama sencilla o doble, un detalle en particular o el asiento en el vuelo, los cuales son factores importantes en la elección de las vacaciones, deberían indicarse por escrito en la Confirmación de la Reserva. Galavanta tratará de cumplir con los Requerimientos Especiales, pero no podrá garantizarlos, ni será responsable si algún Requerimiento Especial no se cumple.

(g) Si su reserva se hace a través de una agencia de viajes diferente a Galavanta, Galavanta le dirigirá todas las comunicaciones a esa agencia para que ellos le comuniquen a Usted. Todos los dineros pagados por usted a una agencia de viajes diferente a Galavanta bajo este contrato serán guardados por la agencia de viajes para Galavanta.

 

  1. PRECIO, DEPÓSITOS & PAGOS

(a) Para hacer la reserva usted debe hacer un depósito de cincuenta porciento (50%) del total de propuesta, para confirmar los servicios y reservas. Si por alguna razón no aceptamos su reserva, su depósito será retornado.

(b) El saldo de su reserva se debe pagar treinta (30) días antes del servicio. Si no se paga a tiempo, Galavanta se reserva el derecho de cancelar sus servicios de viaje y de retener su depósito. En el evento de una reserva hecha dentro de los treinta (30) días del inicio de su viaje, Galavanta requiere el pago total para poder confirmar los servicios.

(c) Todos los costos del Itinerario se basan en los servicios especificados en el mismo y en su Factura de Confirmación. Galavanta no está en la obligación de suministrar un desglose de los costos involucrados en un Itinerario.

(d) Los precios publicados y promocionados en ejemplos de itinerarios son por persona, basados en dos (2) personas compartiendo una habitación doble. Nos reservamos el derecho de alterar los precios de cualquier viaje anunciado, mostrado en nuestro sitio web o establecido en nuestra propuesta escrita a usted en cualquier momento anterior a la reserva. A usted se le avisará del precio vigente antes de que se confirme la reserva.

(e) Las comidas están incluidas según lo establecido en el Itinerario y en la Factura de Confirmación. Los impuestos hoteleros y los cargos por servicios están incluidos en los costos del itinerario. Los impuestos de salida o aeroportuarios no pueden prepagarse y no se incluyen en el costo del itinerario.

(f) Todos los precios del Intinerario están en USD (Dólares Americanos) o COP (Pesos Colombianos). Cualquier precio dado en otra moneda está basado en la tasa de cambio oficial del Banco de la Republica de Colombia de la fecha de la cotización.

(g) Los pagos pueden hacerse mediante transferencia bancaria o tarjeta de crédito (American Express, Visa o MasterCard). La reserva no estará confirmada hasta que recibamos los fondos libres.

(h) Favor notar que todos los pagos efectuados con tarjeta de crédito serán tomados en Pesos Colombianos. Si usted es un cliente cuya tarjeta para pagos no está denominada en Pesos Colombianos, el precio final se calculará de acuerdo con la tasa de cambio aplicable en la fecha del pago.

(i) Galavanta no se hace responsable de cualquier cobro o comisión que su banco le cobre cuando el pago se haga en COP.

 

  1. INFORMACIÓN

(a) Precisión de la información. Galavanta revisa cuidadosamente la información que suministramos acerca de nuestros itinerarios. No obstante, los vuelos, el hotel o las actividades pueden cambiar como resultado de las condiciones locales. Circunstancias como estas, o condiciones climáticas, pueden ocasionar que algunas de las actividades/amenidades que hemos descrito no estén disponibles o sean diferentes de las que se publicitaron. Cuando Galavanta conozca algún cambio significativo o de largo plazo, siempre nos esforzaremos en avisarle antes de su salida.

(b) Aunque hacemos todos los esfuerzos por asegurar que la información en nuestra página web sea precisa y no lleve a confusiones, la información puede haberse publicado muchos meses antes de que su viaje se lleve a cabo y puede estar sujeta a cambios. Galavanta se reserva el derecho de hacer cambios en la página web y en cualquier información que contenga en cualquier momento.

 

  1. MODIFICACIONES & CANCELACIONES

(a) Todos los requerimientos de modificaciones y cancelaciones a su Itinerario deberán hacerse por escrito y firmados por la persona que hizo el pago inicial. La solicitud de modificación del Itinerario deberá ser enviada por correo electrónico a info@galavanta.com, o por correo certificado a Galavanta Travel S.A.S., Calle Segunda de Badillo 36 – 149 piso 2, Barrio San Diego, Cartagena de Indias, Colombia. Estos requerimientos serán efectivos el día hábil siguiente en que sean recibidos.

(b) Si Usted desea cambiar su itinerario después de que la confirmación de reserva se haya emitido, Galavanta hará su mayor esfuerzo para asistirlo en la modificación de su Itinerario después de reservar, pero no podemos garantizar que esto será posible. Si es posible hacer la modificación, estará sujeta a un cargo de $150.00 USD por cada persona, junto con todos los cargos por comunicación u otros gastos incurridos por Galavanta como resultado de este cambio. Estos cargos serán pagaderos sin importar que Galavanta tenga éxito o no en confirmar la modificación requerida. Si Usted está inevitablemente impedido de tomar sus vacaciones, por razones de fuerza mayor como, por ejemplo, enfermedad, servicio de jurado, despedido de su trabajo, compromisos irrevocables de trabajo o la muerte o enfermedad grave de un familiar cercano, Galavanta le da la opción de trasferir la reserva e Itinerario a otra persona. La transferencia de la reserva estará sujeta a la aprobación de Galavanta, previo cumplimiento de los siguientes requisitos:

(i) una solicitud por escrito indicando que se quiere hacer la transferencia. Al hacer la solicitud por escrito Usted deberá permitir un tiempo razonable para que los cambios sean comunicados al proveedor y aceptados por este.

(ii) la solicitud deberá estar acompañado de documentación que pruebe la fuerza mayor y la razón de la transferencia. De igual manera, la solicitud deberá tener el detalle completo de la persona que lo reemplazará a Usted. Cualquier saldo que se deba por la reserva y el pago apropiado por la administración deberá ser pagado (ver debajo).

(iii) su reemplazo debe estar de acuerdo con estos Terminos y Condiciones y con las condiciones de reservacion.

(iv) cancelar ciento cincuenta (150 USD) dolares por persona por concepto de cargo por administración. Usted, como el cedente del Itinerario, y el cedido serán responsables tanto juntos como por separado ante Galavanta por el pago del saldo pendiente, junto con todos los pagos adicionales de cualquier tipo, que sean impuestos por los proveedores que suministran las partes constituyentes de sus cargos por vacaciones.

(v) las aerolíneas normalmente consideran los cambios de nombre como una cancelación y nueva reserva, y cualquier alteración puede incurrir en un cargo por cancelación del cien por ciento (100%) con respecto a la tarifa aérea. En ese caso, los cargos normales por cancelación detallados en la cláusula 2(c), debajo, aplicarán dependiendo de las condiciones impuestas por nuestros proveedores.

(c) Ya que Galavanta incurre en costos por la cancelación de sus servicios de viaje, los siguientes cargos por cancelación serán pagaderos, dependiendo del número de días anteriores al comienzo de su Itinerario que Galavanta reciba su aviso de cancelación por escrito.

– Si se cancela con más de treinta y un (31) días de antelación, el reembolso del ochenta porciento (80%) de la cantidad adeudada (incluso si aún no pagado) por el Cliente a la fecha de la cancelación;

– Si se cancela dentro de los treinta (30) días de antelación, el reembolso del cincuenta porciento (50%) de la cantidad adeudada (incluso si aún no pagado) por el Cliente a la fecha de la cancelación;

– Si se cancela dentro de diez (15) días de antelación, no hay reembolso del importe pagado por el Cliente a la fecha de la cancelación será posible y el saldo restante, aún no pagada por el cliente, se mantendrá debido por el Cliente.

Las penalidades y pagos impuestos por nuestros proveedores serán deducidos de las devoluciones mencionadas arriba. Favor notar que en ciertas épocas del año y en temporadas altas, pueden aplicar condiciones de cancelación más estrictas. No se harán devoluciones después de haber comenzado el itinerario. Adicionalmente, no se harán devoluciones por terminación temprana, o ausencia voluntaria del itinerario o por cualquier servicio no utilizado. Favor notar que si la razón de su cancelación está cubierta por los términos de su póliza de seguros, usted podría reclamar algunos o todos los cargos por cancelación. Galavanta no es responsable de contactar al proveedor de seguros.

(d) Reformular una reserva después de una cancelación. Si usted deseara cancelar unas vacaciones y reprogramar un viaje alternativo, esto estará sujeto a los términos de cancelación dentro de estas condiciones de reserva del Itinerario. Galavanta podrá, bajo su absoluta discreción bien sea para transferir algunos o todos los dineros ya pagados por usted hacia la reserva alternativa. Si esta reserva alternativa requiere de un mayor depósito al ya pagado, Usted debe pagar esa diferencia.

(e) Modificaciones por parte de Galavanta. Galavanta se toma un gran cuidado en hacer que la descripción y los precios dados en nuestros folletos y en nuestro sitio web sean precisos a la fecha de publicación. Sin embargo, pueden ocurrir cambios y Galavanta se reserva el derecho de cambiar cualquiera de los detalles en la página web, incluyendo precios, en cuyo caso Galavanta le avisará de dichos cambios antes de que acepte su reserva. Después de que el Itinerario se haya pagado en pleno y se haya emitido una Factura de Confirmación, Galavanta hará todos los esfuerzos para operar el Itinerario según lo publicitado, teniendo en cuenta que planeamos los arreglos con mucha antelación a sus vacaciones, utilizando proveedores independientes como aerolíneas, hoteles, operadores de transporte local y guías, sobre quienes no tenemos control directo. Galavanta notificará el cambio material a Usted o a su agencia de viajes tan pronto como sea razonablemente practicable. Un cambio material incluye un cambio de la hora del vuelo por más de doce (12) horas, un cambio en el destino, o un cambio a una acomodación con estándares más bajos y/o el precio. En el caso de un cambio material antes de su partida, usted tendrá la opción de (i) aceptar los arreglos modificados; (ii) arreglar un viaje alternativo de estándares comparables si están disponibles con nosotros; o (iii) cancelar su viaje y recibir un retorno total por todos los dineros pagados. Si usted escoge un viaje alternativo que sea más costoso, usted deberá pagar la diferencia, pero si es más barato, Galavanta efectuará la devolución apropiada. Si Usted cancela posterior a un cambio material hecho, por alguna razón diferente a la de fuerza mayor, usted recibirá un reembolso menos los gastos de manejo de quinientos dólares ($500.00 USD). En el caso de fuerza mayor, ninguna compensación será pagadera y aquellos costos que resulten de esta serán responsabilidad de los invitados al Itinerario. Si no estamos en capacidad de suministrar una proporción significativa de su viaje mientras que esté viajando con nosotros, se harán arreglos alternativos apropiados para usted sin ningún costo extra durante la continuación de su viaje. Si se nos hace imposible hacer dichos arreglos alternativos estos no fueran aceptados por Usted por buenas razones, le daremos la opción de regresar a su punto de partida o a otro lugar que Usted haya acordado (sujeto a disponibilidad de vuelos/transporte) y le compensaremos, donde sea apropiado. Esto no aplica a los cambios menores en su acomodación, arreglos de itinerario o transportes y fuerza mayor.

(f) Cancelación por parte de Galavanta. Aunque esperamos no tener que cancelar nunca su viaje, nos reservamos el derecho de hacerlo en caso de ser necesario. Haremos lo mejor por ofrecer arreglos alternativos de estándares comparables o mejores, excepto para las razones de fuerza mayor o en el evento que necesitábamos un número mínimo de reservas para operar el viaje y recibimos menos de ese número mínimo. Si usted incumple con el pago del saldo del precio de las vacaciones con al menos treinta (30) días antes de la partida, Galavanta considerará su reserva como cancelada por Usted y cobrará los cargos por cancelación establecidos en la cláusula 4(c).

  1. g) Requerimientos de Reembolso. Cualquier requerimiento de reembolso deberá enviarse por escrito dentro de los treinta (30) días para la terminación del Itinerario. Ningún requerimiento de devolución será tenido en cuenta después de esa fecha. El Reembolso tardará ocho (8) semanas para la administración de las devoluciones. En algunos casos, podrán aplicar penalidades adicionales a aquellas descritas arriba.

(h) Fuerza Mayor. Fuerza Mayor significa circunstancias inusuales e imprevistas más allá del control de Galavanta o de nuestros proveedores, imposibles de evitar aún con el debido cuidado, incluyendo, pero no limitado a, guerras, amenazas de guerra, disturbios, conflictos civiles, actividades terroristas (reales o por amenazas), disputas industriales, problemas técnicos inevitables con el transporte, maquinaria o equipos, fallas en el fluido eléctrico, cargos impuestos por la reprogramación o cancelación de vuelos por parte de una aerolínea, cierre de aeropuertos, cambios en los horarios o en las decisiones operacionales de los proveedores de transporte, desastres naturales o nucleares, actos de Dios, incendios, inundaciones, sequías, condiciones climáticas adversas, epidemias o brotes de enfermedades, alzas en los niveles de agua en los ríos, entre otros.

 

  1. RESPONSABILIDADES DE GALAVANTA

(a) Galavanta realizará todas las revisiones razonables para asegurar que los proveedores en la preparación y suministro de su Itinerario mantengan los estándares apropiados. Sin embargo, los estándares de higiene, acomodación y transporte en Colombia son a menudo inferiores a sus equivalentes en Estados Unidos de América, Europa y Canadá. En todo momento nos esforzaremos en utilizar proveedores de reputación. Los términos y condiciones de los hoteles y otros proveedores serán aplicables y estos podrán limitar o excluir su responsabilidad. En el evento de alguna queja, el contrato se considerará en ejercicio si los estándares locales relacionados con esos servicios han sido satisfechos.

(b) Las descripciones, información y opiniones dadas por Galavanta en nuestros folletos o en la página web con respecto a las aerolíneas, hoteles y otros proveedores cuyos servicios son usados, se hacen de buena fe, basados en la última información disponible al momento de imprimir.

La responsabilidad de Galavanta, excepto en casos que involucren muerte, enfermedad o lesión, o casos sujetos a las convenciones internacionales, estarán limitadas a un máximo del precio de su Itinerario (sin incluir los cargos por modificaciones) y no tendremos responsabilidad alguna por cualquier pérdida de negocios o utilidades de ningún tipo, o daños conseciales o indirectos.

(c) Galavanta, sus agencias y oficinas, así como sus proveedores de servicios, conforme o en conexión con estos itinerarios, actuará solamente como agente para los clientes en la realización de arreglos para los hoteles, transportes, restaurantes o cualquier otro servicio y no asumirá ninguna responsabilidad, cualquiera que fuera, por alguna lesión, daño, muerte, pérdida, accidente o retraso hacia la persona o propiedad debido a una acción de incumplimiento de cualquier hotel, transportador, vuelo, restaurante, compañía o persona que preste alguno de los servicios incluidos en el itinerario o por fuerza mayor. Más aún, no se aceptan responsabilidades por algún daño o retraso por enfermedad, hurto, disputas laborales, fallas mecánicas, cuarentenas, restricciones gubernamentales, clima u otras causas más allá de su control. No se acepta responsabilidad por cualquier gasto adicional, omisiones, retrasos, desvíos o eventos resultantes de certificados de salud incorrectos o documentos o actos de cualquier gobierno o autoridad.

(d) Las transportadoras aéreas y los aeropuertos pueden tomar decisiones operativas resultando en retrasos, desvíos o reprogramaciones. Galavanta no tiene control sobre tales decisiones y, por lo tanto, es incapaz de aceptar responsabilidad por ellas. En donde estemos obligados a cambiar o finalizar sus vacaciones después de la partida y antes de que estas se acaben, como resultado de circunstancias más allá de nuestro control, no pagaremos compensación o reembolsaremos por los gastos incurridos. Recomendamos que usted cuente con un seguro de viajes adecuado para sus vacaciones y reclame a través de su compañía de seguros por cualquier pérdida o daño en el equipaje y/o las posesiones personales.

(e) Se reserva el derecho de sustituir hoteles en categoría similar o la mejor disponible si los hoteles listados no están disponibles por alguna razón. El Operador se reserva el derecho de cancelar un itinerario antes de la partida, en cuyo tiempo el pago entero será devuelto por el Operador sin más obligaciones de parte del Operador.

(f) Los viajeros deberían estar conscientes de que existen Asesorías para Viajes del Departamento de Estado. En el evento de una emergencia es posible que los servicios consulares no estén disponibles en todas las áreas. Aunque Galavanta hará todo lo humanamente posible para asegurar la seguridad de nuestros clientes, el viaje es estrictamente el propio riesgo del pasajero y Galavanta no acepta responsabilidad o compromisos por la seguridad de los pasajeros.

(g) Los visitantes en áreas remotas deberían estar preparados para cambios inesperados en el itinerario y deberían arribar con una actitud flexible para con su visita y entender que es imposible controlar, prever o garantizar todos los aspectos del itinerario. En el evento de no provisión, compendio, modificación o sustitución de servicios, más allá del control y sin culpa de Galavanta, las devoluciones están limitadas a las sumas retornadas por los proveedores del extranjero, menos los costos administrativos.

 

  1. SUS RESPONSABILIDADES

(a) Es importante que Usted revise los detalles de su Factura de Confirmación cuando la reciba. En el evento de alguna discrepancia, Usted deberá contactar a Galavanta o a su agencia de viajes inmediatamente.

(b) Médicas. Usted debería contactar a su asesor médico o a un centro de vacunación especializado para mayores detalles sobre las medidas que deberá tener para su Itinerario antes de partir. Usted y todos los miembros de su grupo deben gozar de suficiente buena salud para llevar a cabo su viaje a Colombia. Los seguros son altamente recomendados.

(c) Seguros. Se recomienda que Usted y todos los miembros de su grupo cuenten con cobertura completa de seguros y que sea adecuada para sus necesidades. Su póliza de seguros debería proporcionar cobertura para (i) seguros por evacuación de emergencia, (ii) seguros médicos y (iii) seguros para cancelación/reducción de viaje. Dese cuenta de que pueden requerirse seguros especiales si usted tiene la intención de bucear o involucrarse en cualquier otra actividad deportiva o peligrosa. Favor mantener los amparos de sus seguros con Usted mientras que esté en sus vacaciones. No seremos responsables por ningún costo incurrido por Usted o cualquier otro miembro de su grupo antes, durante o después de su viaje, como consecuencia de inapropiado o insuficiente aseguramiento para viajes.

(d) Pasaportes. Todos los miembros del itinerario deberán poseer un pasaporte válido por seis (6) meses desde su fecha de llegada a cualquier país extranjero. Es únicamente responsabilidad Usted y su grupo asegurar un pasaporte válido con suficientes páginas en blanco para las estampas y sellos de visado e inmigración. Información general acerca de los requerimientos de pasaporte, visa y salud la encentran disponible en nuestra página web. Sin embargo, dichos requerimientos están sujetos a cambios y Usted deberá revisar los requerimientos actuales antes de su partida. Todos los niños deberían viajar con pasaportes completos. Finalmente, es su responsabilidad asegurar que Usted y su grupo puedan obtener y estén en posesión de todos los documentos de viaje necesarios como visas con anterioridad al viaje.

(e) Equipaje. Todo el equipaje está bajo el riesgo del propietario. Favor revisar directamente con la aerolínea sobre sus restricciones específicas de equipaje. Generalmente, una maleta de tamaño normal será procesada sin cargos en vuelos internacionales, más una de mano, a una limitación de equipaje de 23 kg (50 lb). Las limitaciones de equipaje para los vuelos charter o sectores nacionales pueden ser inferiores a las de los vuelos internacionales. Generalmente, una o dos maletas de tamaño normal serán procesadas sin cargo con un peso máximo combinado de 23 kg (50 lbs) en Clase Económica y de 32 kg (​70 lbs) en Clase Ejecutiva. Todo el dinero, valores y documentos de viaje deberían empacarse en una maleta de mano por la que Usted será responsable todo el tiempo. Galavanta no se hará responsable por el equipaje. Los seguros son altamente recomendados.

(f) Discapacidades. Si Usted o algún miembro de su grupo presenta alguna discapacidad u otra condición médica, es importante que nos notifique para que podamos hacer los arreglos necesarios. Con el fin de asistirlo, se nos debe suministrar antes de su reserva todos los detalles por escrito relacionados con su condición médica y cualquier requerimiento especial que resulte de esto.

(g) Cargos Extra. Galavanta no será responsable por cualquier pieza de equipaje de Usted o algún miembro de su grupo durante el transcurso de su Itinerario. Galavanta no será responsable por los costos de cualquier daño a las piezas de viaje o cargos extra solicitados por Usted o miembros de su grupo en acomodaciones y/o cualquier cargo extra incurrido con Galavanta o nuestros proveedores durante sus vacaciones. Si Usted no efectúa el mencionado pago en el momento en que se incurran estos cargos y/o costos, Usted estará comprometido a reembolsárnoslos a Galavanta y le autoriza a Galavanta a debitar automáticamente de su tarjeta de crédito el valor indicado por el proveedor por estos costos y/o cargos.

 

  1. QUEJAS

(a) Si usted está insatisfecho con algún aspecto de Galavanta o de su Itinerario, Usted deberá dirigir su queja inmediatamente al representante local de Galavanta (o, si no existe, a info@galavanta.com). Ellos harán lo mejor que puedan para rectificar la situación.

(b) Si el problema no puede resolverse en el instante y Usted desea quejarse, todos los detalles deben ser enviados a Galavanta por escrito dentro de los treinta (30) días calendario después del suceso de su inconformidad. Haremos nuestro mejor esfuerzo por investigar el suceso que causo su inconformidad y responderle a usted dentro de los veintiocho (28) días calendario desde el recibo de su carta.

Cualquier reclamo bajo los servicios del Itinerario deberá seguir los pasos anteriormente descritos.

 

  1. EXCURSIONES Y ACTIVIDADES

(a) En donde se reserven excursiones y/o actividades, y se paguen por adelantado como parte del precio del viaje y se detallen en nuestra confirmación de reserva, estas harán parte del contrato con Galavanta. Prometemos utilizar destreza razonable y cuidado en la selección de proveedores que suministren excursiones y actividades como parte de su Itinerario.

(b) Cualquier excursión y/o actividad que usted decida comprar en cualquier momento de un proveedor local o tercera parte no formará parte de su Itinerario con nosotros. Su Itinerario para esas excursiones/actividades se hará con la tercera parte y en los términos y condiciones de esa parte, y no tendremos ninguna responsabilidad por el desarrollo de esa excursión o actividad.

 

  1. TIQUETES PARA EVENTOS

La cancelación o recorte de un evento principal o de un encuentro deportivo no es responsabilidad de Galavanta. Galavanta no acepta responsabilidad por las cancelaciones de los eventos. Se harán todos los esfuerzos para ofrecer arreglos alternativos y en el improbable evento de cancelación, cualquier devolución obtenida se le traspasará a Usted.

 

  1. PROTECCION DE DATOS

(a) Haciendo una reservación con Galavanta, se autoriza de manera libre, expresa e inequivoca a Galavanta y en ejercicio del derecho consagrado en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, desarrollado por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, parcialmente reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, la ejecución de actividades de tratamiento de sus datos personales, lo cual implica la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión, para el cumplimiento de los fines de la Política de Tratamiento de datos personales de Galavanta. Galavanta manifiesta que la finalidad del tratamiento de los datos recolectados está relacionada con el desarrollo de su objeto social, específicamente para con el fin de procesar su reserva y asegurar que sus arreglos de viaje se desenvuelvan fluidamente, así como cumplan sus expectativas, necesitamos utilizar la información personal que usted nos suministre. También se autoriza a Galavanta a usar sus datos para hacer chequeos de seguridad, para hacer encuestas de satisfacción, investigación de mercados, análisis estadísitcos y para enviarle comunicaciones sobre notiicas, información y/o ofertas.

Galavata cuenta con unas políticas de tratamiento de información y datos personales cuyo objeto es fijar los lineamientos para el desarrollo de las actividades relacionadas con el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales recolectados, los derechos que le asisten a los titulares de tales datos personales, los compromisos adquiridos por Galavanta en su calidad de responsable del tratamiento y las herramientas adoptadas. Las políticas de tratamiento de datos personales podrán ser consultadas en www.galavanta.com.

Los datos suministrados a Galavanta podran ser entregados a las autoridades públicas, como aduanas e inmigración, compañías de crédito o seguridad, compañías de débito y crédito, y agencias del gobierno y de seguridad, si es requerida por estas o por la ley.

Si usted desea obtener una copia de la información personal mantenida acerca de usted, realizar una actualización, corrección, supresión o para alterar sus preferencias de mercado, por favor escríbanos a Galavanta Travel S.A.S., Calle Segunda de Badillo 36 – 149 piso 2, Barrio San Diego, Cartagena de Indias, COLOMBIA, o a info@galavanta.com.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibido. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se entenderán su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Manifiesto haber leído y entendido la Política de Tratamiento de Datos, por lo que autorizo de manera expresa e inequívoca el tratamiento de mis datos.

 

  1. LEY EN EJERCICIO

Este Contrato y cualquier asunto derivado de la relación entre las partes serán regidos por las leyes de Colombia y están sujetos a la jurisdicción de Colombia.

 

  1. ITEMS NO INCLUIDOS
  • Transporte aéreo hacia y desde Colombia
  • Costos de pasaporte y visa
  • Seguro de viajes
  • Impuestos de Salida al Extranjero – En donde estos sean recaudados y pagados localmente por el cliente.
  • Cargos por exceso de equipaje
  • Actividades indicadas como opcionales en el itinerario – Excepto cuando sean especificadas.
  • Comidas – Excepto cuando sean especificadas.
  • Gastos Personales – En determinados ítems como bebidas, lavandería, servicio de habitación, llamadas telefónicas, etc., y cualquier impuesto y cargo por servicios relacionados.
  • Propinas – Compensaciones discrecionales a acompañadores, conductores, guías, personal del hotel o de botes, etc.
  • Imposiciones o Impuestos del Gobierno.
  • Otros ítems no listados específicamente en el itinerario y que no estén incluidos en la Factura de Confirmación.

 

EL PAGO DE UNA RESERVA CONSTITUIRÁ LA APROBACIÓN DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES CONTENIDOS EN ESTE DOCUMENTO. TODOS LOS PAGOS HECHOS A GALAVANTA TRAVEL S.A.S. SE REGIRAN POR LOS TÉRMINOS DE ESTE DOCUMENTO.